Até agora tenho guardado todas as minhas contas, mas é demasiado papel.
Gás, Água, Electricidade, telefone, etc. Porque é uma boa ideia guardá-las? Por quanto tempo devo guardá-las?
O consumidor postou uma lista de quanto tempo guardar as contas.
Em geral, não é necessário manter as contas por mais de alguns meses. As excepções são:
tudo o que foi discriminado no seu imposto de renda federal ou estadual. Quer mantê-las por sete anos no caso de uma auditoria do IRS
extractos de corretagem de compra/venda de acções, obrigações, fundos mútuos, etc. Precisa de saber quanto comprou uma acção quando a vende, para calcular os ganhos de capital.
informações relativas a grandes obras de renovação da sua casa. Isto pode ser utilizado para reduzir o ganho quando vende.
qualquer coisa relacionada com um negócio, mais uma vez para fins fiscais e de avaliação.
ao vender uma casa, os últimos anos de contas de serviços públicos podem ser úteis, para mostrar os potenciais compradores.
& Contudo, agora recebo quase todas as minhas facturas recorrentes electronicamente. Elas são guardadas e apoiadas. Nesse caso, é mais fácil guardar tudo do que eliminar selectivamente as coisas. Demora muito pouco espaço, é mais fácil encontrar coisas do que em ficheiros de papel, e é muito menos incómodo ao mover do que caixas cheias de papel.
Em casos normais, não é necessário para além de 3-6 meses. Para além disto, destrua-o.
Contudo, em certos casos, é necessário mantê-lo;
Por exemplo, se precisar de provar que está a ocupar legalmente um lugar/propriedade e não tem documentos relevantes, os recibos dos serviços públicos podem desempenhar um papel no estabelecimento de que estava a ocupar um lugar e a utilizá-lo.
No caso de não ser originalmente um residente por nascimento, e de a sua cidadania estar em disputa, estes registos ajudam.
Mais ainda se os registos não forem devidamente mantidos pelas próprias empresas de utitlidade, como na maioria dos países em desenvolvimento.
Na Índia, estas ajudas para muitos indivíduos que ocupam propriedades do governo durante décadas e depois é aprovada a resolução de que as pessoas que permanecem por mais de 25 anos são agora proprietárias, outras tornam-se ilegais e são despejadas.
Para tais casos, pode-se manter um registo histórico, digamos um por ano, durante os últimos 5 anos, e depois um por cada 5 anos de um determinado mês … basicamente de uma forma sistemática.
Fora isso, apenas juntá-los.
Imagino que queira manter as facturas de serviços públicos por perto para contestar quaisquer erros ou anomalias históricas de facturação durante talvez 6 meses a um ano.
Para além disso, tem sempre os registos financeiros de realizar os pagamentos – nomeadamente, os seus extractos bancários.
Então, que benefício há em manter os recibos em papel para pagamentos de serviços públicos durante mais tempo do que isso? Digo rasgá-los, com extremo preconceito – enquanto se usa o estilo Chuck Norris preto.
Desfiar tudo. Talvez queira manter um registo que remonte, no máximo, a um ano, por precaução. Mas só para o caso de quê? O que é uma boa ideia é ter um registo electrónico. É uma boa prática saber como as suas despesas mudam ao longo do tempo. Para além disso, é apenas um risco de incêndio.
A questão é, eu sei que estou certo no parágrafo acima, mas sou um hipócrita: Tenho anos de registos em papel de todos os tipos. Preciso de me livrar dele. Mas tenho-me apegado a ele. Andei com estas coisas de um lado para o outro em movimento. Tenho a habilidade de cuidar bem de coisas inúteis. Pensei até em contratar alguém para me digitalizar tudo, para que me possa sentir seguro ao rasgar todo este papel sem perder nenhum dos dados. Mas isso é uma loucura!